This is my archive
Lider w obliczu konfliktów w zespoleZatem, skoro wiadomo, że konflikty w zespole po prostu się wydarzą, skupmy się na tym co zrobić, żeby sobie z nimi poradzić. Oto moje sposoby, wypracowane i sprawdzone w pracy z zespołami, do rzeczy.
Case: Dwie osoby są w cichym konflikcie. Pozornie wszystko jest Ok, sprzeczki natury merytorycznej zdarzają się na wspólnych spotkaniach coraz częściej. Cześć zespołu zaczyna głośno to komentować. Dla niektórych jest to sytuacja bardzo niekomfortowa.
Skoro już rozpoznałeś pierwsze symptomy konfliktu, czas wziąć sprawy w swoje ręce. I chwycić byka za rogi. Niestety nikt za Ciebie tego nie zrobi, nie licz że zrobią to inni członkowie zespołu. Nie licz też, że konflikt zniknie lub rozwiąże się sam. Jeśli przycichnie, to tylko na chwilę i odezwie się w najmniej spodziewanym momencie. A tego naprawdę nie chcesz. Co robić?
Ustal szybko termin spotkania, wskaż cel spotkania i intencje
Pierwszy krok to umówienie spotkania z każdą z osób indywidualnie. Nie muszę dodawać, że ważne jest zabezpieczenie miejsca i czasu tak, aby nikt wam nie przeszkadzał. I choć kusi wysłanie w tej sprawie maila, to spotkanie w cztery oczy, to jedyna sensowna droga. Zawsze.
Zacznij od celu spotkania i twoich prawdziwych motywów, powiedz czemu zaprosiłeś pracownika na to spotkanie, ujawnij swoje prawdziwe intencje, np: zależy mi na tym, aby mój zespół skupił się na celu, albo zależy mi na współpracy w zespole itd. Potem przedstaw fakty i powiedz o swoich obserwacjach. Trzymaj się tylko sprawdzonych informacji. Powiedz jaki to ma wpływ na zespół i jego zadania, a także jak Ty jako lider się z tym czujesz i jakie widzisz konsekwencje, np: grozi nam niedotrzymanie terminu. Na koniec zapytaj jak to widzi pracownik, jak się z tym czuje i jakie widzi rozwiązania.
Kontraktowanie działania
Jeśli w wyniku rozmowy, pracownik zasugeruje rozwiązanie tej sytuacji, ustal termin tego działania, np: Mówisz, że możesz otwarcie porozmawiać z Krzyśkiem o tej sytuacji, jak sądzisz kiedy uda Ci się to zrobić? Po ustaleniu konkretnej daty poproś o potwierdzenie wykonania, np: Poinformuj mnie proszę o wyniku tej rozmowy. Z tym, że nie pytasz o szczegóły rozmowy, to zostawiasz tym stronom. To co Cię powinno wyłącznie interesować to co zostało ustalone jako działanie naprawcze. W ten sposób nie ingerujesz w konflikt, a więc nie jesteś w niego wciągany. Prosisz o jego rozwiązanie dwie dorosłe osoby i tak je traktujesz.
Monitorowanie sytuacji
Trzymaj rękę na pulsie, jedna rozmowa może być za mało, szczególnie jeśli konflikt na złożone podłoże. Może są to dwie osoby o mocnym liderowaniu, wysokim przekonywaniu i niskiej otwartości na Feedback. Wówczas będą mieć tendencje do dyskutowania różnych opcji, nie zgadzać się z opinia drugiej strony, a otwarte spotkania zespołu będą wyłącznie do tego dobrym miejscem. Wówczas mogą nawet nie zauważać, że inni zle sie czuja w ich obecności. Co więcej, sami nie będą uważać tej sytuacji jaki konfliktowej, a jedynie za świetną okazję do wymiany doświadczeń. Czas na twoja reakcję.
Jeśli jednak obie strony nie palą się do rozwiązywania problemu. Nawet po rozmowie, Konflikt wydaje się narastać, być może będą potrzebowali wsparcia mediatora. Tym razem to już twoja rola, wejść głębiej w istotę sprawy.
Ustal jaki jest prawdziwy interes obu stron
O co chodzi? Chodzi o to, by nazwać prawdziwe potrzeby. Innymi słowy twoim zadaniem jest pomoc w ustaleniu czego chce każda ze stron. Najlepiej używać pytań: czego chcesz, potrzebujesz? Lub jeszcze potężniejsze – przed czym chcesz się uchronić lub czego się obawiasz? Pozwól każdej ze stron swobodnie się wypowiedzieć. Pozwól poluzować emocje i wygarnąć co leży na sercu. Potem pogłębiaj i drąż, używaj parafrazy aż dotrzesz do prawdziwej źródłowej potrzeby. To może być chęć skończenia dnia pracy o 16, bo obowiązki domowe czekają, albo potrzeba głębszego zaangażowania się w rozmowę z klientem. Nigdy nie wiesz jakie prawdziwe potrzeby skrywają się za postawami ludzi.
Często konflikt jest ciężko rozwiązać, gdyż istnieje na poziomie postaw, a żadna ze stron nie chce ustąpić. Natomiast, gdy zejdziesz wystarczająco głęboko do potrzeb, można poszukać sposobu na zaspokojenie obu.
W końcu obydwie strony chcą dobrze. Grają do tej samej bramki, bo wszyscy chcą dobrze wykonywać swoją pracę, zobaczyć satysfakcję klienta, nie robić błędów i nie spóźniać się z żadnymi terminami. Konflikt w zespole to tylko mała bariera w osiągnięciu tego, co nas łączy.
Kto bierze odpowiedzialność?
Nie Ty jesteś odpowiedzialny za rozwiązanie problemu, a jedynie za poprowadzenie procesu, w wyniku którego to strony konfliktu dostrzegają źródło problemu, znajdują rozwiązanie i deklarują jego wykonanie. Są odpowiedzialni za rezultaty swoich działań.
To jest czas lidera na wykazanie się empatią, wsparciem, mentoringiem a nawet coachingiem narzędziowym, aby pomóc zespołowi przejść przez te przeszkody.
Delegowanie uprawnień i odpowiedzialnościDo napisania tego artykułu zachęciły mnie rezultaty, które osiągnęliśmy wraz z właścicielami i zespołem przy określaniu zakresu obowiązków oraz uprawnień dla nowopowstałego działu odpowiedzialnego za koordynowanie zleceń projektowych w firmie produkcyjnej.
Właściciele firmy postanowili powołać nowy dział odpowiedzialny za koordynację wszystkich zleceń, realizowanych w trybie projektowym, dostrzegając potrzebę sprawniejszej obsługi Klienta. Powołali również zespół, składający się z ekspertów, posiadających kilkuletnie doświadczenie operacyjne. Każda z tych osób bardzo dobrze znała proces produkcyjny, technologię wykorzystywaną przy realizacji zleceń, a także potrafiła rozwiązać problemy pojawiające się w toku produkcyjnym.
Do ustalenia pozostało więc:
– czym nowy dział będzie się zajmował, jakie będą cele i obowiązki,
– jakie uprawnienia w zakresie decyzji właściciele chcą oddelegować do zespołu, a które nadal chcą zatrzymać,
– na jakim poziomie uprawnień zespół jest gotowy przyjąć na siebie odpowiedzialność i w jakim obszarze.
Proces ten podzieliłam na trzy spotkania, z uwagi na zastosowanie tego narzędzia w organizacji po raz pierwszy oraz po wysłuchaniu potrzeb Właścicieli i zespołu. Obie strony zgodnie ustaliły, że uzgodnienia obszarów decyzyjnych najlepiej, aby odbywały się na poziomie 4 – czyli Agree. Wskazywały na to komentarze zespołu, np.: „Chcemy wiedzieć czego konkretnie się od nas oczekuje i jakie są stawiane nam cele”.
W tym obszarze Właściciele także byli zgodni, zastanawiając się jak swoją decyzyjność postrzega sam zespół.
Rada: Warto poświęcić dodatkowe 15 min przed rozpoczęciem warsztatów na wyjaśnienie jak narzędzie działa, jaki jest jego cel, jakiego efektu się spodziewamy oraz jak będzie wyglądał cały proces, to znacznie przyspiesza osiąganie efektów w pracy.
Etap 1 – Spotkanie Właścicieli
W pierwszym kroku warsztat dedykowany był dla Właścicieli firmy. Celem tego spotkania było ustalenie jaki zakres obowiązków będzie przypisany do działu i jakie obszary decyzyjne będzie miał w swojej gestii. Poruszaliśmy się po procesach, które obsługiwać miał powołany dział i zespół. Na tym etapie pojawiły się bardzo jasne oczekiwania co do celów działu oraz spodziewanych postaw zespołu. Wszystkie ustalenia spisaliśmy na tablicy w formie listy obszarów do decyzji, zajmując pierwszą kolumnę.
Dopiero wtedy, gdy lista została zamknięta, właściciele otrzymali zestaw kart do Delegation Poker i rozpoczęła się gra pomiędzy Właścicielami. Przy każdym obszarze zatrzymywaliśmy się, czytaliśmy na głos i właściciele głosowali na poziom uprawnień, który chcą oddelegować zespołowi. W przypadku rozbieżnych głosowań, właściciele dyskutowali uwspólniając perspektywę i oczekiwania, aż do osiągniecia konsensusu. W tym kroku uchwyciliśmy wszelkie drobne rozminięcia w postrzeganiu funkcjonowania nowego działu w oczach dwóch silnych liderów.
Wszystkie ustalenia trafiały na tablicę, tworząc przejrzysty, graficzny obraz ustaleń.
Obserwacje:
– zacznij od bardzo jasnego zdefiniowania każdego z poziomów delegowania, jak każdy z poziomów jest rozumiany przez liderów, np.: na czym będzie polegało oddanie odpowiedzialności na poziomie 6 – Inquire od poziomu 7 – Delegate.
Ważne jest, aby ustalić jaki masz dominujący styl przywództwa (np.: według przywództwa sytuacyjnego Kena Blancharda), będzie to rzutowało na wszystkie głosowania w Delegation Poker. Lider częściej udzielający instruktażu, będzie mniej chętny do delegowania na poziomie od 5 wzwyż.
– Zapisz wszystkie zadania i obszary do decyzji, za które zespół ma odpowiadać, nawet jeśli dziś brakuje kompetencji w zespole. Wówczas precyzyjnie widać, które obszary decyzji powinny pozostać na poziomie 1-4. Jest to także czytelny plan na rozwój kompetencji w zespole.
Rozpisuj obszary do decyzji precyzyjnym językiem, nawet przytaczaj przykłady. Po godzinie ciężko będzie wrócić do ustaleń, co autor miał na myśli.
Zapisuj, rejestruj dyskusje Liderów przy dochodzeniu do konsensusu w poziomie oddelegowania decyzji. Jest to baza obiekcji, z którymi warto popracować w etapie 2 – Warsztaty z zespołem.
Etap 2 – Warsztaty z zespołem
W drugim kroku pracowałam z zespołem. Na moją prośbę, na warsztaty zespół przyszedł dobrze przygotowany. Miał opracowane zakresy obowiązków i opisane decyzje, które podejmują w ramach zarządzanych przez siebie procesów. Pracowaliśmy na już określonej liście obszarów do decyzji, przygotowanej na pierwszym etapie warsztatów. Zespół dodał jeszcze jeden ważny obszar tworzenia nowych produktów w firmie, który wpisaliśmy do pierwszej kolumny.
Następnie powtórzyliśmy przebieg głosowań – Delegation Poker. Na tablicę kolejno wędrowały spójne oczekiwania zespołu, co do poziomu decyzji w poszczególnych obszarach. Co więcej etap ten przebiegał dużo sprawniej i bardziej zgodnie. Uwspólnianie oczekiwań trwało krótko i kończyło się zazwyczaj po przedstawieniu jednej tury argumentów. Mimo wszystko pokazało to, że nawet tak doświadczony i dobrze zgrany zespół, nadal potrzebuje uzgodnienia sposobu działania, szczególnie w nowych obszarach.
Obserwacje:
Dużo sprawniej przebiega Delegation Poker, jeśli wcześniej zespół otrzyma temat przewodni warsztatów. Jest to także bezpieczne szczególnie dla introwertyków, którzy potrzebują więcej czasu na przemyślenie swojej opinii i nie lubią działać pochopnie.
Przeciwieństwem są ekstrawertycy, którzy zmęczeni zbyt długimi rozważaniami, mają tendencję do akceptowania decyzji większości, nawet jeśli sami mają odmienne oczekiwania.
Dobrego wytłumaczenia wymagają definicje poziomów delegowania, szczególnie niuanse pomiędzy kolejnymi poziomami. Będzie to istotne, jeśli obszary decyzji się zazębiają i łączą zmiany decyzji, jeśli jedna z osób częściej głosuje odmienne od pozostałych, a po wysłuchaniu argumentów, przychyla się do zdania większości. Czasami może to wynikać z braku kompetencji lub wręcz z typu osobowości, co znacząco zmienia sposób postępowania na etapie wdrażania zmiany.
W pracy z zespołem dobrym pomysłem jest zadawanie pytań w zakresie obiekcji zgłaszanych przez Właścicieli, jeśli są to kwestie kluczowe i tak wypłyną na ostatecznym warsztacie w etapie nr 3.
Etap 3 – Zebranie ustaleń
W rolach głównych Właściciele i Zespół. Ten warsztat dedykowany jest głównym bohaterom, zaś zadaniem facylitatora jest wyłącznie zapewnienie sprawnego przebiegu rozgrywki i zaopiekowanie obiekcji zanotowanych w trybie poprzednich warsztatów.
Właściciele i Zespół otrzymują po jednym zestawie kart do Delegation poker i głosują zgodnie z rezultatami wypracowanymi na poprzednich warsztatach. Rozgrywka przebiega sprawnie i rzeczowo. Każda z drużyn na wypracowany wspólny front, a element zaskoczenia tylko dostarcza pozytywnej adrenaliny. Całość ponownie trafia na ostateczny Delegation Board i staje się wiążącym ustaleniem pomiędzy stronami.
Obserwacje:
Ważne jest zaopiekowanie obiekcji. Jeśli jakieś wybrzmiały podczas poprzednich sesji, to pytania otwarte zadawane przez facylitatora mogą skłonić każdą ze stron do ich wypowiedzenia.
Rozgrywka nie powinna trwać dłużej nić 45 min. Wszystkie ustalenia powinny zapaść na poprzednich warsztatach.
Pilnujemy ustalonego poziomu delegowania dla tych warsztatów. Jeśli był to poziom 4 – Agree, dbamy o to, aby ustalenia były obustronne. Jeśli natomiast ustaliliśmy inny poziom, także przypominamy na czym polega i na co się umówiliśmy.
Podsumowanie
W przypadku jakichkolwiek rozbieżności w oczekiwaniach Właścicieli i Zespołu, co do efektów działań operacyjnych, łatwość i szybkość powrotu do Delegation Borad i do zakresu obowiązków, uprawnień do podejmowania decyzji jest bezcenna. Porządkuje, usprawnia i eliminuje błędy oraz konflikty. Jest prostym i szybkim narzędziem na dopracowanie struktury organizacyjnej przy zaawansowanych zespołach i podnoszeniu efektywności procesów biznesowych w firmie
Strategia, która zapobiega eskalacji problemuGdy słyszysz: „Dostaniesz duże zadanie”, „Wykażesz się”… czy wiesz co Cię czeka? Duże zadanie to zazwyczaj projekt, który dostajesz do poprowadzenia, jako super sprawny menedżer. Dlaczego Ty? Prawdopodobnie już wykazałeś się w swoim obszarze, np: szybkością działania, skutecznością, albo pomysłowością. Takich ludzi szukają właściciele, zarządzający, aby móc im spokojnie delegować trudniejsze zadania. Czego jednak można się spodziewać oprócz ciężkiej pracy? Na pewno warto rozważyć kilka zagrożeń… i pamiętać:
Gdy problemy odchodzą, wraz z nimi giną szanse.
H. Jackson Brown
Zagrożenia realizacji projektu
Zagrożenie dla realizacji projektu może pochodzić z kilku źródeł: wewnętrznych i zewnętrznych. W przypadku tych zewnętrznych czynnikiem ryzyka może być na przykład opóźnienie w dostawach, zdarzenia związane z siłą wyższą, awarie prądu, itd. Na to zwykle nie mamy wpływu i ciężko je przewidzieć. Choć warto czerpać z doświadczeń, jeśli dostawca zawiódł wcześniej, możemy szacować ryzyko w projekcie i budować działania zapobiegawcze.
Prawdziwym polem do popisu kunsztu zarządzania ryzykiem są czynniki wewnętrzne, a wśród nich cała gama związana z czynnikiem ludzkim, począwszy od zmian organizacyjnych, odejście lub zastąpienie osoby na kluczowym stanowisku, zmiana priorytetów, nieprzekraczalne terminy operacyjne, zmiana w zespole, inny ważny projekt, błędy ludzkie, aż po konflikty, niewyjaśnione spory czy zawiedzione oczekiwania…
Sytuacja problemowa w projekcie stawia menedżera w sytuacji, w której powinien podjąć właściwe działania lub po prostu podjąć działania. Nie da się odwrócić głowy i uznać, że samo zniknie.
Działania
Pierwszy krok to określenie prawdziwego źródła problemu i jego realnego wpływu na efekt końcowy, czyli określenie realnego zagrożenia.
Drugi krok to podjęcie działań. Działania te polegają na wsparciu zespołu w poszukiwaniu najlepszego rozwiązania. Niekiedy zdarza się, że skala problemu jest tak duża, że menedżer musi podjąć środki nadzwyczajne i po prostu udać się do właściciela, żeby poinformować o trudnościach oraz poprosić o zgodę na wprowadzenie zmian w harmonogramie, budżecie lub zakresie projektu (czyli wyeskalować problem).
Jest kilka strategii zapobiegania eskalacji problemu
Bazując na swoim doświadczeniu oraz wiedzy płynącej z organizacji, zespołu i poprzednich projektów menedżer w sytuacji problemowej najpierw stara się rozwiązać problem. Pamiętajmy, że zmiana zakresu, budżetu lub terminu może spowodować konflikt z klientem, który dowiadując się o problemie i ewentualnych opóźnieniach z niego wynikających może nie chcieć współpracować. W takim przypadku należy ograniczyć się do szukania możliwości, które pozwolą nadrobić opóźnienia. Do wyboru jest 6 rozwiązań:
1. Niepodejmowanie żadnego działania. Dodam, że jest to działanie świadome, a nie przez zaniechanie. A to oznacza, że problem został właściwie opisany, zidentyfikowane źródło problemu i oszacowano, że jego poprawa może okazać się nieistotna lub za droga dla rezultatu projektu. Taki problem może rozwiązać się sam, o ile nie leży na ścieżce krytycznej i ma wystarczający zapas czasu.
2. Skracanie harmonogramu, ale bez ograniczania zakresu. Pytanie czy jesteśmy w stanie tak zmodyfikować harmonogram, aby dostosować się do wymaganej daty zakończenia projektu. Zwykle doświadczeni kierownicy projektów zostawiają sobie bufor czasowy na tego typu przypadki.
3. Przenoszenie działań nienależących do ścieżki krytycznej. Manager stale monitoruje projekt, dlatego w przypadku opóźnienia może przesunąć niektóre działania w czasie lub skrócić ich realizację, o ile nie są one MUST HAVE naszego projektu.
4. Negocjowanie dodatkowych zasobów. W przypadku opóźnienia manager może przydzielić dodatkowe osoby do realizacji projektu lub wynegocjować dodatkowe fundusze na pozyskanie osób z zewnątrz, które będą w stanie wesprzeć zespół i nadrobić stracony czas. Ustalanie tych uprawnień dla kierownika projektu powinno nastąpić przed rozpoczęciem projektu.
5. Negocjowanie różnych terminów dostarczania efektów. Manager może renegocjować terminy z Klientem w ten sposób, że ustali, które elementy projektu są priorytetowe, a które mogą poczekać. W zamian manager powinien zobowiązać się do dostarczenia priorytetowych zadań w czasie krótszym niż zakładano, w zamian zyskując czas na nadrobienie zaległości.
6. Zwrócenie się do klienta z prośbą o akceptację wydłużenia harmonogramu. Ta możliwość jest zazwyczaj stosowana przez managerów, jako ostatnia deska ratunku. Jeśli opóźnienie wszystkich etapów projektu jest nieuniknione, należy poprosić o zgodę na wydłużenie terminu.
7. Dobrą praktyką jest, aby menedżer rozpoczął poszukiwanie rozwiązania problemu od pierwszej strategii, która została wymieniona, przez kolejne, aż znajdzie rozwiązanie. Zatem warto próbować rozwiązać problem własnymi siłami, a dopiero na końcu zwrócić się do klienta lub szefa.
W przypadku problemów związanych z warstwą społeczną, czyli z członkami zespołu, pracownikami, stronami projektu, interesariuszami, właścicielem itd… skuteczne strategie rozwiązywania tej kategorii problemów są analogiczne jak przy wdrażaniu zmiany i znajdziecie je w artykule: Taktyki pracy w zmianie – przewodnik Menedżera.
Skuteczność monitorowania i kontrolowania postępów prac nad projektem nie zależy od stopnia zaangażowania członków zespołu. Wdrożenie zorganizowanego procesu kontroli, w którym postawi się na istotne zmienne i przygotuje odpowiednie raporty dla klienta, managera projektu i członków zespołu.
Należy jednak pamiętać, że przeciążanie zespołu obowiązkiem raportowania ogranicza czas na wykonanie faktycznej pracy w projekcie. Z drugiej strony, zbyt luźny system raportowania naraża cały projekt na większe ryzyko, którego skutkiem może być nieukończenie projektu na czas.
Podsumowując: Są problemy, które same się rozwiążą, co nie oznacza, że możemy przestać je monitorować.
Niech Cię nie zmyli ciągle dzwoniący telefon, pełny grafik, niedomykająca się skrzynka mailowa, spotkania online i te w realu… Lider kroczy swoją drogą w samotności. Dlaczego? Ma do wypełnienia szczególną misję. Lider widzi dalej i więcej, przewiduje nie tylko kolejny krok, ale cały maraton, dobiera metody, narzędzia środki często jako pionier w otoczeniu, a fronty i koalicje wokół niego zmieniają się częściej niż miesiące w kalendarzu. Do tego konieczność podejmowania trudnych decyzji w bardzo dynamicznym otoczeniu, przy niepełnych lub szczątkowych danych, stanowi nie lada wyzwanie. Rzadko jest rozumiany, częściej podziwiany i szanowany. Za co konkretnie? Za jakie kompetencje? Za jakie umiejętności?
W tym artykule opowiem o tych kompetencjach Liderów, które sprawiają, że zespoły nie muszą, a chcą z nimi pracować. Kolejność nie jest przypadkowa, ale niekoniecznie najważniejsza. Wszystkie te predyspozycje i talenty, stanowią wyjątkową korelację.
Wizja
Jack Welch, który jest jednym z wielkich liderów biznesu, powiedział:
„Dobrzy liderzy biznesu tworzą wizję, wyrażają wizję, z pasją posiadają wizję i nieustannie doprowadzają ją do realizacji”.
Dobrzy liderzy jasno wyznaczają kierunek rozwoju rynku, organizacji, zespołu, jednostki. Dzięki temu praca ma znaczenie, każde zadanie ma znaczenie i ma swój cel. Każdy z nas potrzebuje wiedzieć, że jego starania nie idą w próżnię, i nawet te najtrudniejsze, stanowiące wyzwanie i wymagające przełamywania barier znajdują swoje uzasadnienie w szerszym ujęciu, w dużym obrazku. Dzięki temu każdy jest częścią sukcesu.
Wizja nadaje sens.
Zaufanie i delegowanie
Zakasać rękawy i dawać przykład, to najlepszy sposób na zbudowanie autorytetu wśród zespołu. Prawda.
Lider wszystko musi zrobić sam, żeby utrzymać kontrolę. Fałsz.
Skuteczny lider nie musi wszystkiego robić sam. Delegowanie zadań to sztuka, która ma kilka korzyści. Po pierwsze eliminacja 8 marnotrawstwa, czyli właściwie wykorzystany potencjał w firmie. Właściwymi zadaniami, zajmują się właściwi ludzie, we właściwy sposób. Po drugie rozwój kompetencji pracowników. Delikatnie podniesiona poprzeczka przy umiejętnym wsparciu Lidera, sprzyja rozwojowi zespołów i zwiększaniu ich efektywności. (6 poziomów delegowania zadań wg. Harvey Sherman :)) Po trzecie wyższa odpowiedzialność, to wyższa motywacja. Delegowanie zadań według talentów i kompetencji, przy uwzględnieniu naturalnych motywatorów, jest najlepszym narzędziem motywacji pozafinansowej.
Dlaczego delegowanie zadań jest nadal częstym problemem wśród początkujących menedżerów. Boją się, że zostaną źle ocenieni, boją się konkurencji, no i żeby zdelegować, trzeba wiedzieć co chce się osiągnąć. Dla tych, którzy tworzą cel w trakcie drogi, trudne jest określenie efektu końcowego, a tym samym niemożliwe jest przekazanie go innej osobie.
Delegowanie to zaufanie.
Komunikacja
Komunikacja to podstawowe narzędzie Lidera. Im sprawniejsze, tym bardziej wspiera realizację wizji.
W komunikacji Lidera ważne miejsce zajmuje umiejętność prowadzenia wystąpień publicznych i prowadzenia spotkań. Takich, które przekazują treści, ale też zapalają do działania, motywują i zachęcają do wysiłku. Zespoły chcą widzieć w tej roli osobę, która odważnie stanie na czele i w razie czego weźmie pierwsza odpowiedzialność.
Dawanie jasnych komunikatów, informacji zwrotnych czy przeprowadzania rozmów okresowych z pracownikami to drugi ważny obszar komunikacji Lidera. W tym przypadku lepsze od korygujących komunikatów, są te wzmacniające, które budują właściwe postawy, w zgodzie z wartościami. Liczy się sprawiedliwy osąd.
Komunikacja w rozwiązywaniu konfliktów. Lider, który potrafi zejść do prawdziwych powodów i potrzeb stron konfliktu, zamiast skupiać się na powierzchownych interesach, budzi szacunek i zaufanie. Dobry Lider sięga do różnych narzędzi komunikacji, tj: aktywne słuchanie, aktywne mówienie, parafraza, posługiwanie się metaforą, storytellingiem. Dzięki czemu jest dobrze słyszany i rozumiany.
Komunikacja jako oręż.
Inteligencja emocjonalna
Siostrą komunikacji jest inteligencja emocjonalna Lidera. Po pierwsze praca ze sobą, nad własnymi emocjami, rozwijanie umiejętności radzenia sobie ze stresem i panowania nad nim w sytuacjach trudnych. Po to, aby nie tracić zimnej krwi i kontroli. Od Lidera oczekuje się, że w sytuacji podbramkowej, to on pokaże drogę wyjścia i poprowadzi ku najlepszemu rozwiązaniu.
Po drugie rozpoznawanie emocji innych. Docieranie do prawdziwych powodów i motywów działania. Czysta i szczera chęć zrozumienia, sprawia, że Lider jest w stanie zapobiec konfliktom, aferom, wpadkom. Empatia nie oznacza, że stawiasz się w sytuacji drugiej osoby, ale, że ją rozumiesz.
Taki sposób myślenia umożliwia liderom: lepsze prognozowanie, poprawienie atmosfery w pracy, budowanie zaufania i lojalności swoich pracowników, skuteczne osiąganie celów i zwiększenie kreatywności.
Praktyka emocjonalna.
Motywacja
Skuteczne motywowanie pracowników to bardzo ważna strategia Lidera zarządzania zespołem. Umiejętność motywowania polega na zrozumieniu swojego zespołu, indywidualnym podejściu do każdego pracownika i dostrzeżeniu tego, co motywuje go do działania i co sprawia, że jego praca będzie bardziej efektywna.
Tak działa Lider świadomy talentów i mocnych stron zespołu, który potrafi dopasować do nich te właściwe zadania. Dzięki czemu zapewni nie tylko sukces swoim pracownikom, ale także poprzez empowerment odniesie własny, największy – zadowolony i zainspirowany do samorozwoju zespół, realizujący jego wizję.
Wykorzystanie talentów.
Liderem, który odnosi sukcesy wraz z zespołem nie zostaje się przypadkiem. Poza osobowością i kluczowymi umiejętnościami, ważne jest także doświadczenie, wiedza i ciągłe starania, udoskonalenia, usprawnianie. I choć dalej samotny, to przy takiej kombinacji Lider świadomie i umiejętnie realizuje z pasją swoją wizję.
A tam gdzie ludzie pracują z pasją, osiągają satysfakcję, zadowolenie i szacunek innych.
Komunikacja. Im więcej projektów i programów realizuję, tym częściej dochodzę do wniosku, że komunikacja gra kluczową rolę. Kiedy komunikacja jest jedną z wartości w organizacji, rezultaty przychodzą szybciej i jest mniej perturbacji po drodze. Usłyszałam, że kultura zjada strategię na śniadanie. Myślę, że gdy strategia bazuje na wartościach organizacji, w tym na komunikacji, ma po prostu większe szanse powodzenia.
Komunikacja w projekcie
Myśląc o projekcie, musimy myśleć o nim jak o zmianie. Zmianie postaw, świadomości, układu sił, sposobu pracy jednostki, sposobu organizacji pracy zespołu, zarządzania. Implikacje są potężne. Zatem komunikacja w projekcie, będzie de facto komunikacją w zmianie. Nawet najbardziej innowacyjne i reformatorskie rozwiązanie, wdrażane bez zrozumienia potrzeb jego beneficjentów i bez zaopiekowania ich obaw przed nowym porządkiem, nie zrealizuje swoich celów.
Cele komunikacji
Pierwszym celem komunikacji w projekcie jest wygenerowanie świadomości potrzeby zmiany oraz zaopiekowanie potrzeb beneficjentów.
Drugim celem komunikacji jest sprawna organizacja pracy wewnętrznej zespołu projektowego. Od tego jaki przyjmiesz system czy metodykę zarządzania w projekcie, zależy jaki rodzaj komunikacji sprawdzi się w danym układzie. Im więcej elementów metodyki zwinnej, tym więcej stylu przywództwa wizjonerskiego, pracy na wartościach i motywowania przez delegowanie.
Jeśli natomiast zarządzasz przez hierarchię, cele i zadania, to tutaj przydadzą się umiejętności stylu poganiacza, czyli dopinanie zadań w terminie, twarde raportowanie i instruktaż. W obu przypadkach komunikacja będzie odgrywać szczególnie istotną rolę, gdyż umożliwia nie tylko właściwy przepływ informacji, lecz również zrozumienie intencji różnych stron oraz sprawne zarządzanie zespołem projektowym. Możemy tu mówić o trzech kluczowych obszarach:
• koordynowanie zadań
• rozwijanie wiedzy
• stymulowanie kreatywności
Odpowiednie koordynowanie zadań projektu wymaga wymiany wielu informacji i jednocześnie stanowi podstawowy cel komunikacji. To właśnie na podstawie przekazywanych obustronnie informacji o postępach prac w projekcie przez lidera i członków zespołu mogą być podejmowane racjonalne decyzje o przyśpieszeniu, opóźnieniu lub zamianie kolejności czynności, etapów.
Właściwa komunikacja w projekcie powinna zapewnić również możliwość transferu wiedzy o podobnych projektach realizowanych w przeszłości, o ryzykach, dobrych praktykach, co się sprawdziło a co nie, i znacząco zwiększyć sukces projektu. Rozwiązania technologiczne umożliwiają korzystanie z doświadczeń ludzi na całym świecie przy stosunkowo niskim koszcie pozyskania informacji.
Celem komunikacji w zespole projektowym jest także nieustające pobudzanie pracowników do stosowania kreatywnych rozwiązań, przez podważanie oczywistych rozwiązań i szukanie nowych. Lider projektu, odpowiednio dobierając techniki pracy z zespołem stale szuka zagrożeń w projekcie, aby jeszcze lepiej przygotować scenariusze i opcje na ich uniknięcie. Komunikacja dotyczy także ustalenia mechanizmu zgłaszania odchyleń. Jeśli właściwe informacje będą przekazywane w odpowiednim czasie, lider może efektywniej zarządzać swoim zespołem i ryzykiem w projekcie. Dzięki odpowiednim reakcjom na pojawiające się zdarzenia, ma wpływ na realizację prac w założonym terminie i budżecie. Szybka reakcja na zagrożenia lub nowe szanse dla projektu może w wielu przypadkach zdecydować o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia.
Trzecim celem komunikacji jest efektywna komunikacja z pozostałymi grupami interesu, np: pomysłodawcą projektu, klientami, odbiorcami produktu, zarządem firmy, zespołami doradczymi, menedżerami czy pracownikami. Podstawą jest ich właściwa identyfikacja. Gdy już zostaną one określone, możliwe jest zaplanowanie zakresu komunikacji i jej kanałów. Wówczas ustalony zostaje sposób przekazywania informacji typowy dla każdego odbiorcy. Niezbędnym procesem komunikacyjnym jest raportowanie etapów prac. W ramach tych działań, wszystkich zainteresowanych informuje się m.in. o stopniu realizacji projektu, szansach i zagrożeniach w projekcie oraz prognozuje przebieg dalszych prac, np. w ujęciu kosztowym lub czasowym. Ważne jest także określenie momentu, w którym kierownik projektu może podjąć decyzję o eskalacji projektu. I nie chodzi tu o świadome tworzenie konfliktu, a o zapalenie pomarańczowego światła, które sygnalizuje prośbę o pomoc i wsparcie. Jest jak wentyl bezpieczeństwa.
Komunikacja w projekcie nie jest liniowa. Nie odbywa się pomiędzy dwoma stronami w sposób skoordynowany i zaplanowany. Kiedy projekt wpływa na różne grupy osób, ich cele i potrzeby, komunikacja zaczyna być wielokierunkowa, gwałtowna, tworzą się nowe połączenia, wygasają dotychczasowe. Jednej osobie jest bardzo trudno zapanować nad komunikacją do wszystkich grup interesu jednocześnie. Dlatego projektując komunikację dobrze jest ustalać “sieciowy system komunikacji”. Przez sieciowy system komunikacji rozumiemy taki system, w którym tworzą się bezpośrednie powiązania między członkami zespołu i komunikacja może następować w układzie “każdy z każdym” . W tym systemie rola lidera polega na zaprojektowaniu i wdrożeniu systemu przekazywania informacji i wiedzy oraz budowaniu wzajemnego zaufania pomiędzy członkami zespołu, ale przede wszystkim na zadbaniu o spójność komunikatu.
Komunikacja w zarządzaniu projektami ma ogromny wpływ na skuteczność i efektywność podejmowanych działań. Pomaga zrozumieć ideę projektu, cele oraz oczekiwania jakie temu towarzyszą. Jest wyznacznikiem dla członków zespołu projektowego, aby utrzymywali właściwy kierunek i tempo działań. Jest elementem motywowania. Stanowi miecz i tarczę w kontaktach z różnymi grupami interesu w postaci planu komunikacji opisującego jakie informacje, kiedy, komu i w jakim formacie powinny być dostarczone.
I tylko jedna kluczowa rzecz: skoro projekt jest niepowtarzalny i nie ma takich samych dwóch projektów to i komunikacja w projektach powinna być niepowtarzalna i dopasowana do specyfiki organizacji oraz przedmiotu zmiany.
Kontakt
odpowiadamy na potrzeby
Potrzebujesz szkolenia indywidualnego lub zespołowego?
Chcesz poprawić jakość zarządzania swojej firmy?
Pomogę podnieść efektywność Twojego zespołu
Napisz do mnie.