Komunikacja. Im więcej projektów i programów realizuję, tym częściej dochodzę do wniosku, że komunikacja gra kluczową rolę. Kiedy komunikacja jest jedną z wartości w organizacji, rezultaty przychodzą szybciej i jest mniej perturbacji po drodze. Usłyszałam, że kultura zjada strategię na śniadanie. Myślę, że gdy strategia bazuje na wartościach organizacji, w tym na komunikacji, ma po prostu większe szanse powodzenia.

Komunikacja w projekcie 

Myśląc o projekcie, musimy myśleć o nim jak o zmianie. Zmianie postaw, świadomości, układu sił, sposobu pracy jednostki, sposobu organizacji pracy zespołu, zarządzania. Implikacje są potężne. Zatem komunikacja w projekcie, będzie de facto komunikacją w zmianie. Nawet najbardziej innowacyjne i reformatorskie rozwiązanie, wdrażane bez zrozumienia potrzeb jego beneficjentów i bez zaopiekowania ich obaw przed nowym porządkiem, nie zrealizuje swoich celów.

Cele komunikacji

Pierwszym celem komunikacji w projekcie jest  wygenerowanie świadomości potrzeby zmiany oraz zaopiekowanie potrzeb beneficjentów.  

Drugim celem komunikacji jest sprawna organizacja pracy wewnętrznej zespołu projektowego. Od tego jaki przyjmiesz system czy metodykę zarządzania w projekcie, zależy jaki rodzaj komunikacji sprawdzi się w danym układzie. Im więcej elementów metodyki zwinnej, tym więcej stylu przywództwa wizjonerskiego, pracy na wartościach i motywowania przez delegowanie. 

Jeśli natomiast zarządzasz przez hierarchię, cele i zadania, to tutaj przydadzą się umiejętności stylu poganiacza, czyli dopinanie zadań w terminie, twarde raportowanie i instruktaż. W obu przypadkach komunikacja będzie odgrywać szczególnie istotną rolę, gdyż umożliwia nie tylko właściwy przepływ informacji, lecz również zrozumienie intencji różnych stron oraz sprawne zarządzanie zespołem projektowym. Możemy tu mówić o trzech kluczowych obszarach:

• koordynowanie zadań 

• rozwijanie wiedzy

• stymulowanie kreatywności 

Odpowiednie koordynowanie zadań projektu wymaga wymiany wielu informacji i jednocześnie stanowi podstawowy cel komunikacji. To właśnie na podstawie przekazywanych obustronnie informacji o postępach prac w projekcie przez lidera i członków zespołu mogą być podejmowane racjonalne decyzje o przyśpieszeniu, opóźnieniu lub zamianie kolejności czynności, etapów.

Właściwa komunikacja w projekcie powinna zapewnić również możliwość transferu  wiedzy o podobnych projektach realizowanych w przeszłości, o ryzykach, dobrych praktykach, co się sprawdziło a co nie, i znacząco zwiększyć sukces projektu. Rozwiązania technologiczne umożliwiają korzystanie z doświadczeń ludzi na całym świecie przy stosunkowo niskim koszcie pozyskania informacji. 

Celem komunikacji w zespole projektowym jest także nieustające pobudzanie pracowników do stosowania kreatywnych rozwiązań, przez podważanie oczywistych rozwiązań i szukanie nowych. Lider projektu, odpowiednio dobierając techniki pracy z zespołem stale szuka zagrożeń w projekcie, aby jeszcze lepiej przygotować scenariusze i opcje na ich uniknięcie. Komunikacja dotyczy także ustalenia mechanizmu zgłaszania odchyleń. Jeśli właściwe informacje będą przekazywane w odpowiednim czasie, lider może efektywniej zarządzać swoim zespołem i ryzykiem w projekcie. Dzięki odpowiednim reakcjom na pojawiające się zdarzenia, ma wpływ na realizację prac w założonym terminie i budżecie. Szybka reakcja na zagrożenia lub nowe szanse dla projektu może w wielu przypadkach zdecydować o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia. 

Trzecim celem komunikacji jest efektywna komunikacja z pozostałymi grupami interesu, np: pomysłodawcą projektu, klientami, odbiorcami produktu, zarządem firmy, zespołami doradczymi, menedżerami czy pracownikami. Podstawą jest ich właściwa identyfikacja. Gdy już zostaną one określone, możliwe jest zaplanowanie zakresu komunikacji i jej kanałów. Wówczas ustalony zostaje sposób przekazywania informacji typowy dla każdego odbiorcy. Niezbędnym procesem komunikacyjnym jest raportowanie etapów prac. W ramach tych działań, wszystkich zainteresowanych  informuje się m.in. o stopniu realizacji projektu, szansach i zagrożeniach w projekcie oraz prognozuje przebieg dalszych prac, np. w ujęciu kosztowym lub czasowym. Ważne jest także określenie momentu, w którym kierownik projektu może podjąć decyzję o eskalacji projektu. I nie chodzi tu o świadome tworzenie konfliktu, a o zapalenie pomarańczowego światła, które sygnalizuje prośbę o pomoc i wsparcie. Jest jak wentyl bezpieczeństwa. 

Komunikacja w projekcie nie jest liniowa. Nie odbywa się pomiędzy dwoma stronami w sposób skoordynowany i zaplanowany. Kiedy projekt wpływa na różne grupy osób, ich cele i potrzeby, komunikacja zaczyna być wielokierunkowa, gwałtowna, tworzą się nowe połączenia, wygasają dotychczasowe. Jednej osobie jest bardzo trudno zapanować nad komunikacją do wszystkich grup interesu jednocześnie. Dlatego projektując komunikację dobrze jest  ustalać “sieciowy system komunikacji”. Przez sieciowy system komunikacji rozumiemy taki system, w którym tworzą się bezpośrednie powiązania między członkami zespołu i komunikacja może następować w układzie “każdy z każdym” . W tym systemie rola lidera polega na zaprojektowaniu i wdrożeniu systemu przekazywania informacji i wiedzy oraz budowaniu wzajemnego zaufania pomiędzy członkami zespołu, ale przede wszystkim na zadbaniu o spójność komunikatu.

Komunikacja w zarządzaniu projektami ma ogromny wpływ na skuteczność i efektywność podejmowanych działań. Pomaga zrozumieć ideę projektu, cele oraz oczekiwania jakie temu towarzyszą. Jest wyznacznikiem dla członków zespołu projektowego, aby utrzymywali właściwy kierunek i tempo działań. Jest elementem motywowania. Stanowi miecz i tarczę w kontaktach z różnymi grupami interesu w postaci planu komunikacji opisującego jakie informacje, kiedy, komu i w jakim formacie powinny być dostarczone. 

I tylko jedna kluczowa rzecz: skoro projekt jest niepowtarzalny i nie ma takich samych dwóch projektów to i komunikacja w projektach powinna być niepowtarzalna i dopasowana do specyfiki organizacji oraz przedmiotu zmiany.