Procedury… Na sam dźwięk tego słowa cierpnie nam skóra. Kojarzy się ono z przymusem, ograniczeniem, żmudną pracą i ciążącym obowiązkiem. Zaczęłam się więc zastanawiać, dlaczego tak naprawdę nie lubimy procedur. Nie lubimy ich przestrzegać, nie lubimy tworzyć. Co nam w nich tak naprawdę przeszkadza? By się dowiedzieć, jak łatwo tworzyć wartościowe procedury i nie poświęcać zbyt wiele czasu, warto wziąć udział w szkoleniu z zarządzania procesami lub w sprincie z SIPOC. 

Trzy najważniejsze parametry każdej procedury: aktualność, prosty język, krótka
i zwięzła forma.

Jako trener biznesu, najbardziej zwracam uwagę na aktualność procedur. Procedury stworzone raz, nadludzkim wysiłkiem, dumnie stanowiące wiersz w rejestrze lub zapis na dysku bardzo często są nieskuteczne i niepotrzebne.

Druga sprawa to język. Często napisane są niezrozumiale, zbyt pompatycznie. Moi ulubieńcy zazwyczaj zawierają także nazwy potoczne albo skróty typu: BLP, OTF, MaGa, co utrudnia ich zrozumienie nawet współpracownikom twórcy.

I oczywiście zbyt długie… procedura na 20 stron. Czy ktoś w ogóle miał tyle determinacji, żeby dotrzeć do końca? Z treści procedury często nic nie wynika. Nie wskazuje ona osób odpowiedzialnych, nie ustala punktów kontroli i w zasadzie… jaki jest sens jej wdrożenia?

Wdrażanie procedur

Jeśli tworzysz procedury i zastanawiasz się, jak sprawić, by były krótsze i ciekawsze, chętnie porozmawiam
z Tobą na szkoleniu z zarządzania procesami.

Tymczasem do opracowania procedur i instrukcji opisujących ważne (czytaj: crossowe, problematyczne) procesy w firmie, ja używam SIPOCa. 

Przy takim trybie mamy pewność, że procedura jest aktualna i odpowiada rzeczywistości 1:1. Mamy cel procedury, poparty uzasadnieniem biznesowym, co czyni ją istotną biznesowo. Nie tworzy jej jeden człowiek, tylko grupa, po to, aby zabezpieczyć interes organizacji z różnych perspektyw. Ujmuje istotne aspekty, tj.: odpowiedzialność, kontrola, aktualizacja. Wszystkiego da się nauczyć! Posłuży do tego szkolenie
z zarządzania procesami.

Na koniec kilka wskazówek:

1. pamiętaj, żeby najpierw opisać stan faktyczny, a dopiero później szukać usprawnień

2. nie oszukuj siebie i innych, jeśli nie jesteś w stanie ustalić faktów, to coś nie działa prawidłowo

3. pisz prostym językiem i pełnymi zdaniami, za tydzień sam nie będziesz pamiętać co miałeś na myśli

4. nie musisz zrobić za pierwszym razem idealnie. Napisz, sprawdź na procesie, zaplanuj zmianę, popraw

5. jeśli nie jesteś w stanie stworzyć pierwszej wersji procedury w 2 godziny, to podziel temat na mniejsze obszar

6. stwórz nawyk aktualizacji procedur w organizacji, jeśli pojawią się nowe okoliczności poprawiaj dokument, zamiast ustalać na maila 

Jeśli uważasz, że twoja firma potrzebuje szkolenia z zarządzania procesami, aby między innymi tworzyć wartościowe procedury, napisz do mnie. Zbadam potrzeby i przeprowadzę szkolenie dopasowane do potrzeb branży oraz dla kluczowych pracowników.