Case: digitalizacja procesów biznesowych w Firmie produkcyjnej – Grupa Kapitałowa (4 lokalizacje, ok. 600 osób zatrudnionych, spółki akcyjnej).

Cel biznesowy- strategiczny: zamknięcie miesiąca do 10 dnia następnego m-ca, uzyskanie dostępu do informacji zarządczych online i wykonania budżetów, eliminacja obiegu papierowego dokumentów, stworzenie jednego, elektronicznego środowiska pracy, skrócenie czasu operacyjnego procesów biznesowych, optymalizacja kosztu pracy.

Na podstawie przeprowadzonej analizy i zidentyfikowanych potrzeb do zakresu projektu włączone zostały obszary kadr i dział prawny, co nie zwiększyło kosztów projektów, a w ciągu 1 m-ca przyniosło dodatkową wartość dla organizacji.

Czas trwania projektu 9 m-cy.

Realizacja w etapach: 

1. Etap – Wybór oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów, na bazie otwartej technologii, o niskich kosztach wdrożenia i integrujący się z ERP firmy.
2. Etap – przeprowadzenie pomiaru i audyt wyznaczonych procesów: obieg faktur, procesy kadrowo-HRowe, administracja dokumentacją umów (repozytorium umów).
3. Etap – wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów w kolejności:
4. Proces zatrudnienia i zmiany warunków umowy w 4 lokalizacjach.
5. Repozytorium umów z funkcjonalnością informowania o terminie wygaśnięcia umowy dla Grupy Kapitałowej i opiekuna umowy.
6. Obieg dokumentów księgowych w 4 lokalizacjach.

Case: Obszar kadr – wyniki projektu:

1. Ujednolicenie procesu zatrudniania i zmiany warunków dla pracowników w Grupie Kapitałowej – średnio 120 wniosków miesięcznie, 6 stopni procesu, w tym 3 decyzje menadżerskie. Efekt: skrócenie czasu obiegu dokumentu o 70% już w pierwszym m-cu (największa zmiana z max. 28 dni do min. 25h),
2. Wyeliminowanie obiegu papierowego oraz czynności skanowania, drukowania, przesyłania mailem – oszczędność 1 etat w Dziale Kadr przesunięty do innych zadań.

Dodatkowe usprawnienia dostarczone do biznesu:

• Uporządkowanie struktury organizacyjnej i podległości w jednostkach na produkcji w podległych jednostkach.
• Przejrzystość procesu na każdym etapie (możliwość analizy dokumentu pod kątem uzasadnień, terminów akceptacji),
• Powiadomienia mailowe o oczekujących dokumentach na decyzję dla przełożonych
• Informacja dla przełożonego nt.: wykorzystanie urlopu, absencje, ostatnia ocena pracownicza, udzielone premie i zmiany na wynagrodzeniach.
• Raporty dla zarządzających: alert – kończące się umowy, historia zmiany warunków pracownika i rodzaju umowy, zasoby ogółem dla Zarządu i Dyrektora ds. Personalnych w GK

Case: Księgowość – wyniki projektu:

1. Osiągnięcie celu strategicznego, tj. zamknięcie miesiąca do 10 dnia w 3 m-cu po wdrożeniu. 
2. Skrócenie czasu obiegu dokumentu ze średnio 14 dni kalendarzowych do 5 dni kalendarzowych (zakładany cel projektu skrócenie o 50%) osiągnięty w 3 m-cu.
3. Wyeliminowanie obiegu faktur papierowych w centrali i pomiędzy lokalizacjami. Około 900 faktur miesięcznie. Oszczędność czasu, kosztów dostaw.
4. Rejestracja elektroniczna faktur i wprowadzanie do obiegu przez sekretariaty. Automatyczne tworzenie rejestru dokumentów przychodzących z możliwością wyszukania po meta danych dokumentu, frazach.
5. Powiadomienia mailowe o oczekujących dokumentach do akceptacji.

Dodatkowo usprawnienia zarządcze dostarczone do biznesu:

1. Informacja o stanie zobowiązań dostępna online na podstawie rejestrowanych faktur i składanych zamówień.
2. Kontrola wykonania budżetu online.
3. Kontrola faktur po statusach w procesie, działach, osobach akceptujących.
4. Wprowadzanie KPI czasu obsługi dokumentu.
5. Dostęp do dokumentu przez Księgowość od momentu rejestracji.
6. Ustawianie zastępstw na stanowiskach i automatyczne przekazywanie dokumentu.

Case: Repozytorium umów – wyniki projektu

1. Utworzenie bazy umów bieżących i archiwalnych dla Grupy Kapitałowej, co umożliwia podgląd dokumentu i wyszukiwanie po meta danych i frazach.
2. Stworzenie dwóch raportów: kończące się umowy w następnych 30 dniach oraz brak załącznika, aneksu.
3. Ustalenie osób opiekunów umów odpowiedzialnych za odnowienie umowy i funkcję dziedziczenia, czyli dostęp otrzymuje osoba zajmująca dane stanowisko.
4. Powiązanie umów z fakturami cyklicznymi, abonamentowymi, w celu szybszej akceptacji faktur.