Dobrze poprowadzona rozmowa podsumowująca, nie jest dziełem przypadku. Nie można liczyć, że jakoś to będzie. Przez szacunek do członków zespołu warto poświęcić czas i dobrze się przygotować. Ja najczęściej stosuję taką strukturę:

Etap I: Przygotowanie

Wybierz dogodny czas i miejsce. Zarezerwuj przynajmniej 30 min na osobę. Zadbaj, aby nikt Wam nie przeszkadzał. Zaproś na rozmowę przedstawiając cel – czyli opowiedz czemu ma ona służyć. Zapewnij, że jest to wyłącznie podsumowanie pracy w projekcie, a nie całości pracy operacyjnej. Ważne, aby zamienić słowo „ocena” na np.: „podsumowanie”. Ocena jest osoby, a podsumowanie działań. Zdejmując groźbę porażki osobistej (jak jest w przypadku oceny), łatwiej jest rozmawiać o poprawie zachowań, postaw, działań.

Etap II: Rozmowa właściwa

W tym celu korzystam z techniki SPINKA.

Sprecyzuj pozytywy:

Dostrzeż każdy dobry aspekt, choćby to było utrzymywanie pozytywnej atmosfery zespołu. To też jest ważne i potrzebne. Opowiedz o tym w formie korzyści jakie dostarcza to do projektu. I choć kusi skupienie się na negatywach, poświęć odpowiednią ilość czasu na omówienie dobrych stron.  O czym można mówić:

– zrozumienie potrzeb biznesu,

– relacje z interesariuszami,

– relacje w zespole,

– realizacja zadań,

– postawa w sytuacji trudnej,

– podjęte działania w sytuacji kryzysowej.

I negatywy:

Teraz czas na łyżkę dziegciu. Przedstaw negatywne strony, wyłącznie w odniesieniu do projektu. Trzymaj się tematu i nie stosuj uogólnień. Jeśli w tym projekcie członek zespołu nie przyłożył się do etapu testowania, przez co nie uchwyciliście wady krytycznej, to nie znaczy, że podobnie wykonuje swoją pracę na co dzień. Daj jasny przekaz, które zachowania nie są pożądane w projekcie. Kategorie obowiązują jak powyżej.

Konsekwencje:

Zawsze dodaj kontekst biznesowy, czyli jaki był negatywny wpływ na biznes. Obszar do omówienia w tym przypadku może być szeroki:

– termin ukończenia projektu,

– zwiększenie kosztów projektu,

– zniecierpliwienie interesariuszy,

– zaangażowanie innych członków zespołu,

– co stanie się, jeśli biznes otrzyma wadliwe lub nie otrzyma rozwiązania,

– jak to wpłynie na wynik finansowy firmy.

Alternatywa:

Na koniec najważniejsze! Powiedz czego oczekujesz. Odnoś się do realnych przykładów, przedstawiaj scenariusze zachowań i wzorce postaw. I moja rada, wystrzegaj się niedopowiedzeń i porównań w stylu „rób tak, jak Krzysiek”. Warto dostosować przekaz do odbiorcy indywidualnie, a doceni to z pewnością w kolejnych projektach.

Etap III: Daj możliwość wypowiedzi

Przeznacz czas na wysłuchanie tego, co członek twojego zespołu ma do powiedzenia. Być może są kwestie, o których nie wiedziałeś, o relacjach w zespole. To jest też to miejsce i czas na szczerą rozmowę o tym, jakim byłeś PM’em w tym projekcie. Weź to sobie do serca i zastosuj odpowiednio. Można także zapytać: co Twoim zdaniem można zmienić w przyszłości, z czego jesteś zadowolony, jak sadzisz, jak to pomoże Tobie, Twojemu działowi, organizacji.

Rozmowy podsumowujące są wymagające, ale także jest to nieocenione narzędzie motywujące członków zespołów w Twojej organizacji.