Personal Map – ćwiczenie lepsze do przełamywania lodów czy parafrazowania?

Kiedy temat warsztatów facylitacyjnych wymaga pracy z zespołem różnorodnym, który rzadko ze sobą współpracuje na co dzięń i na dodatek składa się reprezentantów różnych działów, a naszym celem jest wypracowanie wspólnego rozwiązania, poświęcam dużo czasu na  stworzenie bezpiecznych i kreatywnych warunków do pracy oraz przyjaznej atmosfery.

Dlatego jedną ze sprawdzonych i skutecznych  praktyk trenerskich jest icebreaker na początku spotkania, który pozwala ludziom poznać się, sprawdzić podobieństwa, a czasami zrozumieć punkt widzenia innych. Wówczas zespół ma czas na poznanie innych perspektyw.

Praktyka Personal Map jest prosta do przeprowadzenia. Wystarczy kartki papieru, markery i miejsce do pracy. Dla zespołów wirtualnych dobrze sprawdzi się biała tablica lub MURAL czy MIRO.

Krok 1.

Najpierw łączę ludzi  w 3-4 osobowe w zespoły. Używam do tego najprostszych metod, takie jak: odlicz do 3. Zbieram jedynki, dwójki, trójki etc… w osobnych miejscach na sali. Ten prosty ruch pozwala połączyć osoby w zespoły, które zazwyczaj nie “siadają koło siebie”, bo się nie znają.

Następnie zapraszam do wykonania swoich Personal Map. Wzór takiej mapy z kategoriami (3 gałęzie kategorii i po 2 – 3 miejsca na zapisanie myśli) przedstawiam na flipie/tablicy, tak żeby był widoczny dla wszystkich.

Czas na wykonanie ćwiczenia nie powinien trwać dłużej niż 10 min. Nie przyspieszam jednak, i nie ponaglam, gdyż to nie pomoże w stworzeniu swobodnej atmosfery do pracy. Przy przygotowywaniu i dzieleniu się swoimi personalnymi sprawami każdy potrzebuje odpowiedniej atencji i uwagi.

Krok 2.

W tej części wprowadzam instrukcję, w jaki sposób uczestnicy warsztatów będą omawiać swoje mapy. Sukces tego ćwiczenia polega na tym, aby nie skupiać się na własnej mapie, tylko na pozostałych. Kiedy prezentujesz swoją pracę, chcesz jak najlepiej wypaść i dlatego przestajesz słuchać innych, ćwicząc w głowie swoje wystąpienie do perfekcji.

Zmieniając rolę w taki sposób, że prezentujesz mapę kogoś innego, zyskujemy dwukrotnie. Omawiający lepiej wczytuje się w mapy drugiej osoby, a słuchający ma czas na doprecyzowanie i bycie dobrze zrozumianym.

To jest ten moment, aby przećwiczyć technikę parafrazowania, która jest kluczowa w zapobieganiu konfliktom interpersonalnym i docieraniu do prawdziwych intencji drugiej osoby. “Jak rozumiem, lubisz…” “Z tego co widzę, masz najwięcej …” etc.

Jeśli rzeczywiście masz wątpliwości czy zostałeś dobrze zrozumiany możesz doprecyzować, dokończyć, domknąć. Umiejętność ta przydaje się szczególnie podczas porannych odpraw.

Obserwacje:

• zazwyczaj spotkania mają swoje cele biznesowe, zaczynamy je przechodząc od razu do sedna, zgodnie z agendą, punkt po punkcie. Na budowanie relacji przeznaczymy mało czasu. Tymczasem lepsze poznanie się osób, znalezienie podobieństw zwiększa  zaangażowanie, motywację i chęć do współpracy.

• zdarza się, że w czasie takich ćwiczeń ludzie odnajdują wspólne pasje, hobby i to w bardzo dobry sposób przekłada się na efektywność pracy w zespole już poza sala warsztatową

• warto dobrać kategorie Mapy personalnej tak, aby pasowały do tematyki spotkania, bądź adresowały istotne kwestie dla zespołu np: punktualność, terminowość, wywiązywania się z obietnic. Dobrym pomysłem jest zawsze kategoria pt: postawy, które cenisz w pracy, twoje mocne strony etc..

• Jako lider widzisz więcej, dlatego wykorzystaj ten moment na obserwowanie zespołu, jeśli pojawią się negatywne emocje w tym ćwiczeniu lub brak chęci zaangażowania się to oznacza, że dzieje się coś niepokojącego, mogą pojawić się personalne animozje lub konflikty

• parafrazowanie wymaga budowania nawyku. z początku wydaje się sztuczne i uciążliwe. Tymczasem w takim ćwiczeniu jest wręcz nieodczuwalne.